Robni zapis javno skladište izdaje na osnovu zaključenog ugovora o uskladištenju. Robnim zapisom se dokazuje vlasništvo nad naznačenom količinom i kvalitetom uskladištenog poljoprivrednog proizvoda.
Izdaje se u pisanoj formi i sastoji se od dva dela Priznanice i Založnice.
Može biti izdat i u elektronskoj formi i u tom slučaju može da sadrži i druge podatke neophodne za vođenje ove vrste evidencije.
Robni zapis se izdaje na period do jedne godine, odnosno na period koji ne može biti duži od roka trajanja poljoprivrednog proizvoda.
Imalac robnog zapisa može biti pravno ili fizičko lice koje je deponovalo poljoprivredni proizvod u javnom skladištu i kome je izdat robni zapis, ili lice na koje je robni zapis prenesen.
Javno skladište može da skladišti i izda robni zapis samo za one vrste i količine poljoprivrednih proizvoda za koje ima dozvolu.
Javno skladište je obavezno da vodi evidenciju izdatih robnih zapisa u Registru robnih zapisa.